図書館日記
EXCELの使える関数 【VLOOKUP関数】
2010年5月13日(木) 19:24
パソコンQ&A 

EXCELでは、表計算の際に「関数」を利用することで、
計算を自動化したり、必要なデータを抽出したりといった事が可能となります。

その中でも使える関数として挙げたいのが「VLOKUP関数」です!

どのような関数かと言うと
指定した範囲の中から検索条件に一致したデータを検索し、
抽出してくれる関数
です


例えば、見積書へ商品番号を入力するだけで商品名や金額が自動的に表示されたり
ということが可能となります!

ということは、就職してからとても役立つ関数ということです☆

ここではVLOOKUP関数について、簡単にまとめていきたいと思います!

では、実際の表を見て、どのような計算をしてくれる関数なのかということを理解してください。

これは、VLOOKUP関数を利用した表です。

まず①に商品番号を入力します。
すると、②から該当する商品番号を検索し、③から該当する商品名を抜き出し④へ表示させます。
次に⑤から該当する単価を抜き出し⑥へ表示させます。

つまり、該当するデータの行から、指定したデータを抜き出し検索させることができるのです。


では、実際に上のような表を作成してみましょう☆

皆さんが使用しているEXCEL2007で説明します。

VLOOKUP関数を入力するのは、検索結果を表示させたいセルです。

ここでは、①の商品番号を入力することで、④の商品名と⑥の単価を表示させたいので、
④と⑥に関数を入力します*

入力したいセルを選択してから、「fx」を押します。


すると、こんなのが出てきます ↓
関数の分類で、「検索/行列」を選択するとVLOOKUP関数が出ます。


VLOOKUP関数を選択すると、このようなボックスが出てきます。



上のボックスに入力する値を、下の図を見ながら説明していきます。

検索値は、検索したいデータ、または検索したいデータを入力するセルを指定。
  ここでは「H3」のセル。
範囲は、検索の対象となる表の範囲を指定。ここでは「商品マスタ」のデータの入っている所を指定。
  ここでは「B3」から「F22」まで。
(範囲の項目にポイントを置いたまま、表をドラッグすると数値が入ります。)
列番号は、検索したいデータの列を指定。列位置は、左端から何列目かを指定します。
 商品名を検索したい④のセルに入力するデータを例にあげると、列番号は、
 左から3列目なので「3」となります。
検索方法は、データが左端列で見つからなかった場合にどうするかを指定します。
・FALSEは完全一致の値を検索するので、データが見つからなかった場合
 「#N/A」とエラーが表示されます
・TRUEまたは省略にすると、近似値を含めての検索となるので、データが
 見つからなかった場合、そのデータの値を超えない最大値を表示します。



ですから、ここでは、商品名の「I3」のセルに

=VLOOKUP(H3,B3:F22,3,FALSE)
 と入力でいます


同じように「J3」には

= VLOOKUP(H3,B3:F22,5,FALSE)
と入力できます☆


では、
もしも、検索データが空白だった場合…を見ていきます。

先に説明した関数のままだと、検索データが空白の場合、「#N/A」というエラーが
表示されます。
検索結果が空白の場合でもエラーを表示しないためには、「IF関数」を使います。

IF関数を使用して、商品番号を入力するセルH3が空白の場合、商品名I3に空白を
表示すると設定します。
=IF(H3="","",VLOOKUP(H3,B3:F22,3,FALSE))

同じようにJ3には
=IF(H3="","",VLOOKUP(H3,B3:F22,5,FALSE))

と入力できます。


もうひとつ!検索データの書式にも注意してください!

今回しようした「0001」のような先頭が「0」から始まる数値ですと、
EXCELでは「1」と表示されます。
これは、「0001」を数値として認識すると、「1」に自動変換されるためです。
この場合、「0001」という「数値」を「文字列」として設定する必要があります。

設定したいデータをドラッグし、選択した上で右クリックをすると、
「セルの書式設定」という項目が出てきます。
それを選択し、「表示形式」の中の「文字列」を選択し「OK」ボタンを押して設定します。


今回は、基本的なVLOOKUP関数の利用方法を紹介しました。
これ以外にも便利に使える利用方法がありますので、また次回紹介したいと思います!

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